อยากเปลี่ยนสำนักงานบัญชี มีขั้นตอนอะไรบ้าง ยุงยากหรือไม่

อยากเปลี่ยนสำนักงานบัญชี มีขั้นตอนอะไรบ้าง ยุงยากหรือไม่

อยากเปลี่ยนสำนักงานบัญชี มีขั้นตอนอะไรบ้าง ยุงยากหรือไม่

            หากใครที่มีความคิดอย่างเปลี่ยนสำนักงานบัญชี ในช่วงเริ่มต้นรอบบัญชีใหม่แบบนี้ ก็นับเป็นช่วงเวลาที่เหมาะสมอย่างยิ่ง แต่ก่อนอื่นเลย ก็ต้องขอเอกสารและข้อมูลต่าง ๆ  ที่จะต้องของคืนจากสำนักงานจัดทำบัญชีที่เดิมด้วย 

เพราะเอกสารและข้อมูลสำคัญที่ทำมาจะได้ไม่หายไป ซึ่งเป็นเรื่องที่งายดายมาก แต่ความยากมันอยู่ตรงที่ หากเอกสารและข้อมูลหายไปนี่งานเข้าแน่นอน เนื่องจากทางกรมสรรพากรได้ระบุไว้ว่าให้เก็บเอกสารเอาไว้อย่างน้อยเป็นระยะเวลา 5 ปี

ลำดับแรกคือ ต้องขอเอกสารบัญชีจากสำนักงานบัญชีคืน

ตามปกติแล้วบรรดาผู้ประกอบการต้องส่งเอกสารบิลขาย บิลซื้อตัวจริงให้กับสำนักงานบัญชี เพื่อนำไปดำเนินการบันทึกบัญชีอย่างเป็นระบบ ดังนั้น เอกสารบิลขายต่างตัวจริงที่ผู้ประกอบการส่งไปก็ต้องมีการขอเก็บกลับคืนมาให้หมด เนื่องจากตามข้อกฎหมายระบุไว้ว่า ผู้ประกอบการต้องเก็บเอกสารการบันทึกบัญชีไว้อย่างน้อยเป็นระยะเวลา 5 ปี ซึ่งเอกสารทั้งหมด ก็มีดังนี้

บิลซื้อ บิลขาย

– แบบนำส่งภาษีและใบเสร็จ (ภ.ง.ด 1, 3, 53 ภ.พ.30 ภ.ง.ด. 50, 51)

– แบบนำส่งประกันสังคมและใบเสร็จรับเงิน

“โดยเอกสารที่ผู้ประกอบการต้องขอคืนนั้น ทางสำนักงานบัญชีส่วนใหญ่ มักมีการจัดทำใบสำคัญการลงบัญชีพร้อมกับแนบเอกสารและจัดใส่เข้าแฟ้มอย่างเป็นระบบส่งคืนเป็นประจำทุก ๆ ปีอยู่แล้ว”

เมื่อได้เอกสารข้างต้นจากสำนักงานบัญชีคืนมาแล้ว สิ่งต่อมาคือขอข้อมูลบันทึกบัญชี ดังนี้

1.งบทดลอง (TB)

2.สมุดรายวันแยกประเภท (GL)

3.สมุดรายวันแยกเฉพาะ (สมุดรายวันซื้อ, ขาย, จ่ายเงิน, รับเงิน)

4.ทะเบียนทรัพย์สิน

5.ทะเบียนลูกหนี้ และทะเบียนเจ้าหนี้

6.เอกสารรายละเอียดประกอบยอดคงเหลือของฝั่งทรัพย์สินและหนี้สิน

ตามปกติแล้ว เมื่อต้องการเปลี่ยนสำนักงานจัดบัญชี ก็ต้องให้ระยะเวลาทางสำนักงานจัดทำบัญชีเก่าดำเนินการปิดบัญชีก่อน เพื่อนำข้อมูลต่าง ๆ ส่งต่อไปยังสำนักงานจัดบัญชีแห่งใหม่ ซึ่งขั้นตอนการปิดบัญชีอาจใช้ระยะเวลาประมาณ 1-2 เดือน

เมื่อเสร็จแล้วข้อมูลก็จะถูกส่งไปให้กับสำนักงานจัดทำบัญชีแห่งใหม่เริ่มงานได้ทันที ทั้งนี้ ก็อย่าลืมขอรหัสผ่านต่าง ๆ กลับมาด้วย คือ รหัสผ่าน DBD e-Filing, รหัสผ่านยื่นภาษีกับกรมสรรพากร, รหัสผ่านทำธุรกรรมผ่านอินเทอร์เน็ตประกันสังคม

วิธีการเลือกสำนักงานบัญชีที่ใหม่ มีหลักการอย่างไร

1.ให้ดูค่าบริการก่อน – หากพบว่ามีราคาถูกมักมีคุณภาพไม่ค่อยดี (เช่น ค่าจัดทำบัญชีต่อเดือนอยู่ที่พัน หรือสองพันบาทเท่านั้น) ซึ่งของถูกและดีนั้นหาได้ยาก

2.ราคาที่เหมาะสมควรเป็นเท่าไหร่ – ราคาที่เหมาะสมนั้น ไม่ได้มีความแตกต่างกับการจ้างพนักงานบัญชี 1 คน หรืออาจแตกต่างไม่มากนัก และราคาไม่ควรมากกว่า 1/2 ของเงินเดือนพนักงานบัญชีตามปกติ 

3.ลองสอบถามดูถึงวิถีการทำงานว่าเป็นอย่างไร ตรงกับความต้องการหรือไม่ – เช่น ลองสอบถามพนักงานที่มอบหมายงานให้ว่ารู้เรื่องแค่ไหน ลองให้หาเอกสารดูบ้างว่าจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบหรือไม่ ซึ่งสำนักงานจัดทำบัญชีที่ดีมักมีพนักงานประจำ เมื่อได้เอกสารมาจะดำเนินการจัดทำตรวจสอบและบันทึกบัญชีเบื้องต้นให้ทันที.

ขอขอบคุณผู้สนับสนุนบทความ https://www.accountchannels.com/